一天结束之时，你赶上了最急迫的期限，却觉得自己没有完成任何重要之事？其实你并不孤独，多数人都被最后期限追着跑，我们总是完成了一堆最紧急，却不是最重要的事。

即使比较不急迫的事情同样简单、而且可以带来更大的报酬，人类还是倾向于先完成较为急迫之事。

想先完成期限紧迫之事，是相当自然的选择。但许多人面临的矛盾在于，对我们来说最有意义的事，通常比较没有期限压力，相对不重要的事则刚好相反。

我们为了处理有时间压力、但重要性较低的事，常会将重要事项放到一旁。

该怎么解决这个问题呢？下列就是相关策略和诀窍，但记得，它们无法帮助你做出完美选择。

以完美为目标，就是许多人停止不前的原因；反之，你应该采取能让你一步步靠向目标的策略。

研究显示，预先排定你要在何时、何地做某件事，会大幅增加你完成那件事的机会。

以非常重要又拖延了很久的事情而言，你可以排出一整天的时间，专门用来处理那件事。不熟悉又重要的任务，通常会有学习曲线，让人难以预估完成所需的时间。

这类任务做起来常有缺乏效率之感，那也是我们拖延的原因之一；这项策略给了我们一整天的时间，在这种情况下也会相当有帮助。

大型任务通常需要渐进式的进展。如果你习惯订下宏大无比、却只是一直拖延的目标，试着在思考目标之时，同时思考缩减版的目标，然后比较两者，问问自己何者比较好（比较实际）。

如果目标感觉起来还是太吓人，就继续缩减，直到感觉起来可行为止。

你最终订出的目标，可能只有原本的1/4、甚至是1/10，但也更有机会达成；一旦开始之后，你还是可以继续朝原本的目标努力。

重要任务很有可能会带来焦虑感，也许是因为担心出错，也许是因为潜在的回报非常大。

大致而言，处理重要事务，通常需要拥有良好的不自在情绪容忍能力。认清并标明那些会让重要事务更具挑战的情绪，是个单纯又有效的、缓和那些情绪的方法。拥有一流的情绪及思考管控能力，会让你更能追寻位于心理舒适区之外的目标。

不重要的事，常会让人花费太多时间。

举例来说，你原本只是要检核员工的报告，最后却花了一小时重写整份报告；未来，你或许可以限制自己只写3则最重要的建议，或是限制自己写建议的时间。

拥有可以加快决策速度的策略亦有帮助；有时，快速做出决策，可能优于花费更多时间思考完美决策。

我们很容易就会落入「忙着追牛而无暇建造栅栏」这样的陷阱。你得避免一再处理同样的问题，可能的解决方法包括外包、自动化、简化工作流程等；你也可以尝试建立一套未来有助节省时间的系统。

另一项策略就是限制「决策寄生虫」，也就是那些把决策推给你的人。

举例来说，你可能请某人做出决定，但对方却只是给了你数个选项，将责任丢回你身上；你不该提供答案，而是请对方提出明确的建议。

埋首工作之时，看清全局并不容易。因此，你应该注重那些有助看清全局的事物。独自旅行、利用试算表追踪支出和好好休息一下，都相当有帮助。此外，每隔一段时间与同事聊聊现况，以及追踪自身的时间分配，也都有助聚焦于真正重要的目标。

无论有助你看清全局的是什么事，千万不要忽略它们。

做完这些事情之后，记得给自己一点时间，思考如何将洞见转化为明确的计画和行动。

如果优先处理重要而非急迫事务，对你来说实在不容易，别太苛责自己。

当代生活中的期限和决策实在太多，几乎所有人都有这样的问题。只要能在50%的情况下依循前述策略，你就算是成功了。

资料来源：HBR、 Guardian